El proceso manual de liquidación de los tiempos laborados por los empleados es, sin lugar a dudas, una forma clara de malgastar recursos muy valiosos:
- El personal a cargo de la recolección, revisión y liquidación de cada tarjeta o planilla y por último el encargado del almacenamiento de estos comprobantes de labor realizada (Cualquiera sea la forma de registrar el inicio y fin de labor, se debe conservar por un periodo de 2 años, según el código laboral Colombiano).
- El dinero que se paga demás por el factor de error humano en el cálculo de los tiempos en los diferentes conceptos, los tiempos derivados por la marcación de los compañeros (“Marcaje al amigo”), entre otros.
Según estudios de la “National Payroll Association” de los Estados Unidos, las empresas que liquidan los tiempos de forma manual desperdician entre el 5% y el 6% del valor de la nómina en cada periodo, estas cifras garantizan el retorno de la inversión en muy poco tiempo.
Pero no se trata solamente de perdida de dinero, también se debe tener en cuenta la carencia de información para la toma de decisiones que permitan un mejor aprovechamiento del recurso humano, reducción de los costos financieros del personal, análisis de eficiencia productiva, entre otros.
Los sistemas automáticos para control de tiempo laborado son herramientas necesarias para cualquier empresa que tenga más de 20 empleados que generen novedades de tiempo (Horas extras, nocturnas, festivas…), la información que estos proveen de forma directa a los sistemas de nómina es suficientemente veraz y confiable para que los pagos de novedades se hagan con toda confianza. El seguimiento de excepciones por permiso, incapacidades y ausencias de labor son la base para la generación de indicadores de tiempo no productivo, de igual forma los tiempos laborados por empleado son la base para la generación de indicadores de productividad por área.
Para terminar, la tecnología actual en dispositivos de registro de entrada y salida de personal garantizan que no sea posible la “Marcación al amigo” y de igual manera, garantizan la confiabilidad de la información de las transacciones y el fácil almacenamiento de las mismas.